Sachbearbeiter Prozesse & Administration (m/w/d)

Dein Schwerpunkt

• Bearbeitung und Pflege eingehender Leads und Vorgänge im operativen Tagesgeschäft
• Unterstützung des Beratungsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon und E-Mail
• Einholen, Prüfen, Strukturieren und Nachhalten von Kundenunterlagen
• Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Vorgangsdaten in Salesforce
• Sicherstellung, dass Informationen vollständig, korrekt und aktuell dokumentiert sind
• Koordination und Nachverfolgung offener Aufgaben und fehlender Unterlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Übergabe von Vorgängen an die nächsten Prozessschritte
• Priorisierung und Bearbeitung operativer Aufgaben im laufenden Tagesgeschäft
• Flexibles Einspringen bei Kapazitätsengpässen, zum Beispiel bei Krankheit oder Urlaub
• Enge Abstimmung mit der Supervisorin und den beteiligten internen Teams

Prozessarbeit

• Unterstützung bei der Analyse und Weiterentwicklung bestehender Arbeits- und Abteilungsprozesse
• Erkennen von wiederkehrenden Fehlern, Engpässen und Optimierungspotenzialen
• Mitwirkung bei internen Operations-Projekten und der Umsetzung definierter Maßnahmen
• Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen, Arbeitsanweisungen und Übersichten
• Unterstützung bei der Aufbereitung von Reporting-Unterlagen und operativen Auswertungen
• Mitarbeit an der Verbesserung von Schnittstellen zu IT und weiteren internen Stakeholdern
• Unterstützung des Head of Operations bei der strukturierten Weiterentwicklung des Bereichs

Qualitätssicherung & operative Steuerung

• Überprüfung, ob definierte Arbeitsabläufe und Qualitätsstandards im Beratungsteam eingehalten werden
• Unterstützung bei der Aufbereitung und Analyse operativer Kennzahlen, zum Beispiel Bearbeitungszeiten oder Abschlussquoten
• Erkennen und Dokumentieren von Abweichungen
• Vorbereitung relevanter Informationen für die Abstimmung mit Teamleitungen und Operations
• Mitwirkung beim Aufbau und bei der Pflege von Dashboards und Auswertungen
• Schrittweiser Aufbau von Wissen über Finanzierungsberatung und die zugrunde liegenden Prozesse

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftlicher Hintergrund, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung, im Kundenservice, Backoffice, Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren operativen Rolle
• Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Flexibilität und die Bereitschaft, bei Bedarf auch kurzfristig operative Aufgaben zu übernehmen
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und CRM-Systemen; Salesforce-Erfahrung ist von Vorteil
• Gute organisatorische Fähigkeiten sowie Freude daran, den Überblick über mehrere Vorgänge gleichzeitig zu behalten
• Eigenständige, lösungsorientierte und pragmatische Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten im Tagesgeschäft zu setzen und Aufgaben verlässlich nachzuverfolgen
• Interesse daran, bestehende Abläufe zu verstehen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und über den eigenen Aufgabenbereich hinauszuschauen
• Klare und verbindliche Kommunikation im Umgang mit Kunden und internen Ansprechpartnern
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift